Posts Tagged ‘שיפור ביצועים’

משאיות צהובות עמוסות בירה – בדרך לשינוי בתפיסת הניהול

22.12.10

מבטו המשתאה של העובד הצעיר והחביב, אשר נכנס לחדר כדי לסדר ולארגן מחדש את שולחן הקפה לאחר התכנסות הבוקר, אמר הכל:
מה עובר על האנשים האלה (וביניהם מנהלים בכירים מארגוני תעשייה, פיננסים ומשרדי ממשלה, אנשי אקדמיה ויועצים ממגוון רחב של תחומים), ומה מביא אותם לשחק במשאיות צעצוע צהובות ולהסיע אותן הלוך ושוב לאורך מה שנראה כשולחן הימורים, כשהן נושאות ערימות של ז'יטונים אדומים?

ובכן, לא ז'יטונים ולא הימורים, כי אם התמודדות חווייתית עם תהליכי קבלת החלטות בסביבה מורכבת ועתירת שינויים, ותובנות חדשות בנוגע להשפעתם הדרמטית של תהליכים אלה על ביצועי הארגון.

ברוכים הבאים למשחק הבירה (The Beer Game) – משחק עסקים אשר פותח לפני שנים רבות בביה"ס לניהול של אוניברסיטת MIT , שוחק על-ידי אלפי מנהלים במאות ארגונים ברחבי העולם ומוצע עתה גם בישראל, כחלק ממגוון הפעילויות אותן מעמיד מכון הלין בישראל (ILE) לרשותם של ארגונים המעונינים לצאת למסע מרתק לשינוי בתפיסת הניהול – The Lean Transformation.

המשחק עצמו, בו ניתן לשתף החל מ-4 ועד 32 שחקנים פעילים, מבוסס על סימולציה דינאמית של ניהול "שרשרת הערך" בה שותפים כל מערכי הייצור, השיווק וההפצה – החל במפעל הייצור וכלה בלקוח הרוכש – ומדגים באופן מהיר ועוצמתי את השפעתן של ההחלטות הנלקחות בכל התחנות שלאורך השרשרת.

דיון בהחלטות אלה תחת "תפיסת ההפעלה" הנמצאת בבסיס "חשיבת הלין" (The Lean Thinking), מאפשר למנהלים המשתתפים במשחק לבחון ולשפר את מכלול הפעילויות, הקשרים והתהליכים היוצרים את שרשרת הערך, ולעיתים אף לעצב אותה מחדש – כמענה לשינויים רדיקליים בשוק ובחוקי המשחק החלים בו.

כדוגמה פרקטית לשינויים אלה בשוק מוצרי המזון ניתן לציין את כניסתה של שיטת המכירות באמצעות  Van Sale בה הופכות "המשאיות" מכלי לוגיסטי גרידא לשחקן אנושי בעל אינטרסים, שיקולים והחלטות המשפיעות על השרשרת כולה.

משחקי עסקים: ממסעות ניצחון למסעות למידה ושיפור מתמיד
משחק הבירה הוא דוגמה מצוינת לפער בין משחקי מנהלים ומשחקי עסקים השמים את הדגש על נצחונות למשחקים השמים את הדגש על הטמעת תהליכי למידה.

בעוד שמשחקי "הניצחון" מתמקדים בתוצאה הסופית ומאופיינים בחיפוש אחרי "הפתרון האולטימטיבי" (בסגנון "כך עושים זאת תוך שבוע", "12 טיפים וטריקים להצלחה" וכדומה)  הרי שמשחקי "למידה" שמים את הדגש על הדרך , בסגנון "מה ראינו", "מה למדנו", "מה עבד ומה לא" וכדומה.

לצערנו, אנו פוגשים עדיין "משחקי עסקים" רבים, הנערכים במסגרות אקדמיות ומסגרות אחרות, בהם מושם הדגש על "גובה ההישג" בעוד שהדיון בהתנהלותן ושיקוליהן של הקבוצות המשתתפות נדחק לקרן זוית. עיצוב וניהול המשחק תחת תפיסה תחרותית והישגית זו יוצר מתחים רבים בין הקבוצות המתמודדות, אשר לעיתים רבות נותרים גם בסיום המשחק ופוגעים בהזדמנות ללמידה פורה ומשותפת של כל המשתתפים בו.

חשוב לציין כי אין זה אומר כי התחרותיות במשחק ובחיים הינה מיותרת (להיפך: היא מגבשת את הקבוצה ויוצרת "דרייב" להצלחה) או כי התוצאה המושגת אינה חשובה, שכן היא מהווה ביטוי ותגמול למאמץ הקבוצתי. אך משהסתיים המשחק ונרגעו "רוחות הקרב" יש לגשת למשימה המשותפת והחשובה באמת: הפקת התובנות הניהוליות והאופרטיביות אשר התגלו לנו במהלך המשחק, והגדרת הפעולות הנדרשות להטמעתן בפעילויות הארגון.

כך למשל מגלה מבט אל גרף התוצאות של המשחק (ליחצו על התמונה להגדלתה) כי קיים פאטרן פעולה דומה בשתי הקבוצות ("סיגנל" הנוצר בתחילת השרשרת הולך וגדל לאורכה), אך אופן ההתנהלות השונה מביא להבדלים משמעותיים בעלות הכוללת של תהליכי הייצור וההפצה לאורך זמן. 
את הערך הממשי יפיקו המשתתפים לא מחוויית ההצלחה או ההפסד במשחק – כי אם מהבנת התהליכים ומשמעותם "בחיים האמיתיים", ומעיצוב דרכי פעולה אפקטיביות ליישום התובנות הרלוונטיות במרחבי הפעולה האישיים והארגוניים.

יתירה מזו, ההבנה כי אנו פועלים בעולם דינמי ומורכב, בו עלינו להתמודד עם רצף של "משחקים" ומשימות – בחלקן נצליח יותר, בחלקן פחות ובחלקן אף ניכשל מעת לעת – מחייבת שינוי בתפיסת ההפעלה (Mindset) של הארגון, ומעבר מפרדיגמה ניהולית השמה דגש על מציאת "פתרון זול עכשיו" + עדיפות לפתרון אולטימטיבי ונכון תמיד, לפרדיגמה חדשה המעודדת למידה ושיפור מתמשך, ברמה האישית וברמה הארגונית גם יחד.

מגלים מחדש את עוצמתו של עולם ה- Lean – במציאות דינאמית ומורכבת
מפגש זה, אשר נערך כאמור ביוזמת מכון הלין בישראל, אותו מוביל ד"ר בעז תמיר, נועד ליצור ולהכשיר קבוצה של מנהלים ויועצים אשר יוכלו לסייע בהעברת "משחק הבירה" כחלק ממגוון הפעילויות אותן מעמיד המכון לרשותם של ארגונים המעונינים להצטרף לקהילה ההולכת וגדלה של "שוחרי ה- Lean" בישראל וברחבי העולם כולו.

סדנת LeanNovation אשר תושק במהלך חודש ינואר הקרוב, תציע תפיסות וכלים חדשים המשלבים את עקרונות היסוד של "חשיבת הלין" עם תפיסות וכלים מעולם החדשנות (Total & Open Innovation) – באופן המקנה לארגון יכולות פעולה חדשות המותאמות לסביבה עתירת שינויים והמסייעות בהקטנת הסיכונים ובמינוף ההזדמנויות החדשות הנוצרות בסביבה זו.
למידע נוסף על הסדנה ותכניה ניתן לפנות ישירות בדוא"ל: ibchor@015.net.il

הרחבות:
* אתר מכון הלין בישראל (ILE)
* גירסה מקוונת של משחק הבירה במסגרת פורום MIT לחדשנות בשרשרת האספקה
*
ספר מומלץ: Lean Thinking by James P. Womack & Daniel T. Jones

סטיבן קובי על אפקטיביות, נסים ונפלאות בפיתוח מנהלים

26.11.09

הקדמה חשובה, או: על מה דילגנו בדרך המהירה לאפקטיביות?
כמנהלים ויועצים שוחרי אפקטיביות ותוצאות אין לנו זמן להקדמות, בודאי כאשר מדובר בספרי ניהול בסגנון "כך עושים זאת נכון". תנו לנו כלים ומתכונים ברורים ותכליתיים, ועזבו אותנו מכל היתר. תנו לנו "איך" (רצוי ב-3 משפטי מפתח) ועזבו אותנו מ-"למה" טרחני. תנו לנו את זה לעוס, קליט ומדליק, וחיסכו מאיתנו את הצורך בעיכול ממושך, מכביד ומייגע. בקיצור: תהיו אפקטיביים

ספרו המצויין של סטיבן קובי (Stephen R. Covey)  שבעת ההרגלים של אנשים אפקטיביים במיוחד מונח אצלי על המדף כבר למעלה מ-10 שנים. קראתי, הבנתי, ופה ושם גם יישמתי. השבוע, במסגרת המירוץ האינסופי לשיפור האפקטיביות האישית,  החלטתי לרענן קצת את זכרוני. אלא שהפעם בחרתי, משום מה, לשנות את ההרגל האפקטיבי ולקרוא, לראשונה, גם את ההקדמה, או כפי שהיא נקראת באינדקס : חלק א' – פרדיגמות ועקרונות.
כדי לקצר (ולהיות אפקטיבי…) אומר זאת כך:
אל תחמיצו – את ההקדמה לספר זה, וכנראה גם את ההקדמות לספרי ניהול אחרים. שכן, בשונה מהכלים הפרקטיים, מספקת לנו על פי רוב ההקדמה לספר הן את הרקע לכתיבתו (במקרה של קובי: מחקר מעמיק ורחב היקף בנושא הגורמים התורמים להצלחה אישית וארגונית) והן את תפיסת העולם האישית והמקצועית של המחבר.

מחפשים אפקטיביות ותוצאות לאורך זמן?
השליכו את הסטנדאפיסטים, הנזירים והקוסמים… וגשו לעבודה!
במקרה של קובי עוסקת ההקדמה בניתוח מפוכח ומנומק של תהליכי למידה ותהליכי פיתוח אישיים. בקצרה: קובי מאמין בתהליכים ובעבודה שיטתית "לפי הספר", אינו מאמין בקיצורי דרך, ובז לכל מי שמנסה להציע פתרונות קסם ועוד יותר למי שמתפתה לרכוש אותם. במקביל, הוא חוזה את עלייתה של "הפסיכולוגיה החיובית" ומזהיר מפני הסיכונים שהיא עלולה ליצור בעולם האישי והארגוני גם יחד (דיון השווה הרחבה בנפרד).
את עיקר הדגש שם קובי על ההבחנה בין "האתיקה של האופי" עתיקת היומין המתבססת על עקרונות יסוד (Principles) כמו יושר אישי, ענווה, אומץ, כבוד, חריצות וכדומה, לבין "האתיקה של האישיות" המאפיינת את זמננו, אשר מתבססת לטענתו על מניפולציות קצרות טווח, ותו לא.

בשם האפקטיביות, הנה כמה ציטוטים נבחרים מתוך הספר במהדורתו העברית (הוצאת אור-עם, 1996):

"הסיבה שאנשים רבים כל-כך שבויים בקיסמה של אתיקת האישיות ומסתנוורים ממנה, היא היותה פתרון מהיר וקל להשגת איכות חיים – אפקטיביות אישית ויחסים מלאים ועמוקים עם אנשים אחרים – בלא צורך לעבור את התהליך הטבעי של עבודה וצמיחה המאפשר אותה.
אתיקת האישיות היא הסמל בלי המהות. זוהי תכנית "להתעשרות מהירה" המבטיחה "עושר בלי מאמץ". תכנית שדומה אפילו שהיא מצליחה – אבל נשארת בגדר תכנית.
אתיקת האישיות מעוררת אשליות ומטעה. כל נסיון להגיע לתוצאות איכותיות גבוהות בשיטותיה ובפתרונותיה המהירים, כמוהו כנסיון להגיע ליעד כלשהו בשיקגו בעזרת מפת העיר דטרויט." (עמ' 39).

"… לאורך חייו של אדם יש שלבים עוקבים של צמיחה והתפתחות. התינוק לומד להתהפך, לשבת, לזחול ואחר כך ללכת ולרוץ. כל שלב חשוב ונמשך פרק זמן מסוים. אין לפסוח על שלב מן השלבים האלה. והוא הדין בכל מעברי החיים, בכל תחומי ההתפתחות, בין שאדם לומד לנגן בפסנתר ובין שהוא לומד לתקשר היטב עם חבר לעבודה. הדברים נכונים הן לגבי כל פרט ופרט והן לגבי נישואים, משפחות וארגונים". (שם).

"… לא פעם הייתי עד לתוצאות של הנסיון לקצר את התהליך הטבעי הזה של צמיחה בעולם העסקים, כשמנהלים מנסים "לקנות" תרבות חדשה של שיפור בפריון, באיכות, במוראל ובשירות ללקוח, באמצעות נאומים חוצבי להבות, סדנת חיוכים והתערבויות מבחוץ… … כאשר השיטות האלה אינן מביאות לתוצאות, הם מחפשים טכניקות אחרות של אתיקת האישיות, וכל אותה העת מתעלמים מן העקרונות והתהליכים הטבעיים ומפירים אותם…" (עמ' 41).

עכשיו במבצע: סופגניות לוהטות וסדנאות מדליקות
סופגניות לוהטות וסדנאות "מדליקות" יכולות לספק לנו רגע מתוק, מרגש, מפתיע ומהנה. זה נחמד ולפעמים אפילו חיוני כחלק ממהלך כולל או כפעילות נקודתית לשיפור מצב הרוח האישי והארגוני, אבל אין לזה כל קשר לשיפור חילוף החומרים, לעצירת בריחת הסידן, לבניית מסת השריר ולהשגת כושר ביצוע גבוה של אנשים ושל ארגונים.

* מוגש בחום לקראת חג הניסים והנפלאות וכחומר למחשבה לקראת סגירת תכניות ההדרכה והפיתוח הארגוני לשנת 2010.

למיטיבי לכת:
הזדמנות להצטרף לפעילות הקהילה של סטיבן קובי – כאן.

טעות לעולם חוזרת… וחוזרת… וחוזרת…

05.01.08

[ גילוי נאות: מזה שנים רבות שאני מלווה את רשות הדואר, אשר הפכה לאחרונה לחברת דואר ישראל. אני מודע היטב לאתגרים הרבים עימם מתמודדת החברה, למאמצים הרבים אותם משקיעים היום מנהליה הנאלצים לתמרן בין הדרישות לתוצאות עסקיות לבין רגולציה בלתי-אפשרית, כמו גם לפוטנציאל העסקי יוצא הדופן הטמון עבור החברה כאשר תשכיל לעצב ולהתאים את מכלול פעילויותיה למציאות החדשה בה היא פועלת.
כך שהפוסט הזה אינו בא להסתלבט או להקניט את אנשי הדואר החביבים, כי אם להעזר ב"הרמה להנחתה" אשר ציפתה לי לאחרונה בתיבת הדואר שלי – כהזדמנות למבט נוסף על הרווחים הטמונים עבורנו בניהול שיטתי של תהליכי שיפור ביצועים בארגון, ועל המחיר שאנו משלמים בהעדרם…
]

לפני מספר שנים החלטתי ליצור אי קטן של יציבות בחיי עתירי הדינאמיות, ושכרתי לעצמי תיבת דואר קטנה וחביבה באחת מסוכנויות הדואר הסמוכות לביתי דאז (דינאמיות כבר אמרנו?) – המשמשת ככתובתי הרשמית למרבית עניני העסקיים.
זה נוח, זה פרקטי, זה עולה מעט וכמאמר הפרסומות: זה כדאי.

כמדי שנה, ציפתה לי גם השנה בתיבת הדואר הודעה קצרה המציעה לי להמשיך ליהנות מהתיבה שברשותי, ואף לבחור לעצמי את התקופה המתאימה לי – החל מחצי שנה ועד שלוש שנים רצופות: 

doar-pob-prices-2.jpg

על-פניו, מהלך נכון והגיוני, למעט השימוש המסורבל והטרחני בשקלים בודדים + עשרות אגורות (למה לא 90, 165, 300, 440 ש"ח?).

אלא שכאשר מנתחים ביתר קפידה את "המחירון" מגלים עובדה מענינת הרבה יותר:
עבור השנה הראשונה נשלם 165.60 ש"ח, ברכישה מראש של שנה נוספת (קריא: שנתיים) נזכה בהנחה של כמעט 20% ונשלם עליה רק 136.80 ש"ח (וביחד = 302.40 ש"ח לשנתיים), אך מי שירצה "ללכת עד הסוף" ולרכוש כבר היום את השנה השלישית ישלם עליה תוספת של 138.80 ש"ח (441.20 פחות 302.40)- שהם 2 ש"ח יותר מאשר על השנה השנייה

למה? האם מדובר בטקטיקה חדשנית לתימחור ושיווק ארוך טווח?
סביר יותר להניח כי מדובר בטעות אנוש, אשר עלולה לקרות לכל אחד מאיתנו בסיטואציה זו או אחרת. אלא שזה הזמן לגלות, שאת אותה טעות בדיוק בתימחור השנה ה-3 זיהיתי כבר בעת חידוש השכירות לפני שנתיים והופתעתי לגלות שוב לפני שנה…
כלומר: מדי שנה בשנה מישהו בארגון לוקח את המחירון הקודם, מכפיל אותו בפקטור כלשהו (ומכאן גם נובע התימחור "המדויק" אך הבלתי ידידותי למשתמש) – וכך נולד המחירון החדש

נכון, על-פניו מדובר "בשטויות", בכסף קטן ובתהליכים אזוטריים בארגון. אלא שהנסיון מלמד שהמתודולוגיות הינן על-פי-רוב "חוצות ארגון" – כך שטעויות אופייניות בתהליכים אזוטריים חוזרות ומופיעות גם בתהליכים מערכתיים משמעותיים יותר.
יתירה מזו: נתונים המופקים ב"ריצפת הייצור" מהווים את חומר הגלם במערכות הארגוניות, כך שהחל מרמה מסוימת ומעלה נתפסים נתוני הבסיס כ"נכונים ומוחלטים" וכלל אינם עומדים לבדיקה והערכה מחודשת (Re-Assessment) – ועלולים לגרום לטעויות מערכתיות משמעותיות ורחבות היקף.

בשבחי המבט הנוסף: כי מי שמחפש… מוצא!

כאמור, טעויות אנוש הן חלק מהיותנו אנושיים. אלא שכאנשי מקצוע למדנו כי מול "טעויות אופייניות" כדאי לנהל תהליכי בקרה מובנים שתפקידם להקטין את הסיכונים ואת הנזקים שהם עלולים ליצור עבורנו. בדיוק לצורך זה נועדו תהליכי הגהה ומבט נוסף.

בשונה מהמקובל לחשוב, המשימה אינה לוודא שהכל בסדר כי אם להיפך – למצוא את הטעויות, וכאשר אנו מכירים את "הטעויות האופייניות" קל יותר למצוא אותן.
כאשר יש במערכת מישהו נוסף היכול לסייע לנו בתהליך, ניתן להעביר את משימת המבט הנוסף לידיו – הוא אינו שבוי בקונספציות שלנו, ובדרך כלל יזהה את השגיאות טוב ומהר יותר. כאשר אין מישהו כזה – כדאי שנרכוש את המיומנויות הנדרשות, ונשמש כבוחני האיכות ומשפרי הביצועים של עצמנו.
העלות: השקעת זמן ואנרגיה נוספת. התועלת: שיפור ביצועים והקטנת הסיכונים הגדולים והקטנים…

למיטיבי הלכת וחובבי האתגרים:
בטקסט מעלה מופיעות לפחות 3 טעויות כתיב ותחביר.
עכשיו, כשאתם יודעים שהן שם – נראה אתכם מוצאים אותן…