Posts Tagged ‘ניהול רזה’

עיצוב ממשקים – הזדמנויות חדשות ואתגרים בשטח

27.03.16

חדשנות מתמדת
, כתפיסת עולם, אינה עוסקת רק "בפריצות דרך" דרמטיות כי אם מחפשת כל הזדמנות לשינוי ושיפור אשר יוצרים ערך גבוה יותר, ולחלופין – משפרים את היעילות ומקטינים את "הבזבוז" (ה-MUDA לחובבי עולם ה-LEAN). חדשנות כזו גם אינה מסתפקת בעיצוב "מוצרים" או שירותים חדשים כי אם בוחנת מעת לעת את התהליכים ואת הממשקים הכלולים במוצרים ובשירותים הקיימים.
כלומר: בצד חדשנות "דרמטית" בה נוצרים מוצרים ושירותים חדשים לחלוטין, עלינו לחפש הזדמנויות לחדשנות "אינקרמנטלית" אשר יוצרת שיפור מתמשך במוצרים, בשירותים ובתהליכים שאנו מנהלים.

קייס סטאדי: מיזעור נזקים + נוחות ומידיות הביצוע
דוגמה נפוצה לתהליך הנמצא כיום בשימושנו האינטנסיבי הוא תהליך הטעינה של טלפונים סלולריים (וגאדג'טים נוספים) הכרוך בחיבור לכבל הטענה המתחבר לשקע סטנדרטי (בדוגמה שלפנינו – שקע USB).
על פניו מדובר במשימה פשוטה ביותר, אך מבט מקרוב יגלה לנו שבחלק לא קטן מנסיונות החיבור אנו מנסים לחבר את השקע לתקע שלא "בפוזיציה" הנכונה, מה שגוזל מאיתנו שנייה נוספות לצורך הפיכת התקע וחיבורו הנכון. בחלק מהמקרים אף נגרם נזק מבני לתקע או לשקע עקב הנסיון לחבר אותם באופן שגוי תוך הפעלת כוח פיזי הפוגע ב"שיניים" שבתוך המחבר.
לכאורה מדובר ב"שטויות" (מה השווי של שנייה אחת מחיינו?), אך הסתכלות מערכתית תגלה לנו שבאופן "מצרפי" יש כאן ממשק הראוי לשיפור. לאחר שהגענו למסקנה זו – נתחיל לחפש לה פתרונות, ונגלה כמה כאלה:
* "קערות" ומשטחים אשר אינם דורשים חיבור פיזי (ראו כאן).
* יצירת פורמט "סימטרי" הניתן לחיבור בשני הכיוונים (החיסרון – חוסר התאמה למכשירים הקיימים בידינו כיום והמצויידים בשקעים סטנדרטיים).
* סימון ברור יותר של צידי מחבר ההטענה (This side UP).
* בדוגמה בתמונה מטה: חיבור מגנטי, הנוצר משני רכיבים – האחד מחובר בקביעות למכשיר הנטען והשני, הכולל את הכבל המחבר למטען, אשר מסתיים בראש מגנטי, באופן המאפשר חיבור "בקליק אחד" מהיר ונוח.
ניהול ממשקים - חיבור מגנטי

האתגר האמיתי: מהפתרון "על הנייר" לפתרון "תכל'ס בשטח"
לכאורה מעניק לנו החיבור המגנטי פתרון מושלם, אלא שלעיתים מה שנראה לנו נוח ואלגנטי "על הנייר" ובמעבדה, מתגלה כבעייתי ליישום כאשר בוחנים אותו בסביבת העבודה האמיתית, כפי שמדגים לנו היטב הסרטון הבא:

התובנה: גם כאשר מצאנו לכאורה פתרון המשפר את איכות הממשק (ובאמצעותו את התהליך כולו), כדאי לנסות אותו גם "בשטח" ולבחון האם הוא אכן "מתיישב" היטב או נתקל בקשיים אותם לא זיהינו מראש בתהליך עיצוב הפתרון.

תקציר מנהלים
1. כדאי לאמץ חדשנות סקרמנטלית כחלק מהמאמץ הארגוני לשיפור מתמיד, ולעתים אף כמנוע המוביל לחדשנות "פורצת דרך".
2. כדאי לבחון מעת לעת את התהליכים והממשקים הקיימים ולחפש פתרונות חדשים אשר יהפכו אותם ליעילים, מהירים ונוחים יותר.
3. את הממשק / התהליך המשופר כדאי "להריץ" בתנאי אמת בסביבת העבודה הנמצאת "בשטח", לבחון מקרוב את התאמתו לסביבה זו ולבצע את העדכונים הנדרשים ליישומו האופטימלי.

——————  ה-פ-ר-ס-ו-מ-ו-ת  ————————–
לתיאום הרצאות, סדנאות ומפגשי מנהלים בנושאי חדשנות ושיפור ביצועים:
טל. 8312264 – 04, נייד 4534227 – 054, דוא"ל ibchor@015.net.il

יודע חקלאי פיקח: מקיצוץ ברוטאלי לגיזום מעודד צמיחה

24.12.12

[ פוסט זה פורסם כאן לפני שנתיים והוא מובא שוב, בנוסח מעודכן, כחומר למחשבה לקראת שנת העסקים שבפתח ]

יודע חקלאי פיקח, 
והוא הנחיל זאת לצבא, 
שאת הזן יש לשבח, 
ולהיטיב בהרכבה.


(מילים: יחיאל מוהר לחן: דובי זלצר. ביצוע: כוורת בהופעה חיה)

 פרולוג: מייבשים את השטח והורגים אותו…

"תודה על ההצעה שהעברת לנו. מאד התרשמתי, ואני חושב שיש בזה הרבה שכל, אבל אנחנו כרגע בתהליך של התייעלות, כך שעצרנו את כל הפעילויות שקשורות לפיתוח" במילים אלה סתם הסמנכ"ל את הגולל על פרוייקט שנועד לאתר הזדמנויות חדשות לקידומו העסקי והשיווקי של הארגון.

"אתה רוצה שנחשוב על מתכונת עם עלויות נמוכות יותר?" ניסיתי לגשש ולהציל משהו מהפרויקט.

"חבל על הזמן" מיהר הסמנכ"ל להגיב "יש החלטה ברורה של הדירקטוריון והנחייה של המנכ"ל: שום השקעה בפיתוח, פלוס קיצוץ משמעותי בהוצאות השוטפות".

"ואיך תקצצו? לפי מה?" הוספתי להקשות.

"פשוט מאד" נאנח הסמנכ"ל "כל חטיבה צריכה להגיש תכנית לקיצוץ של 20% בעלויות השוטפות שלה".

"ומה אומרים האנשים?"

"לא אומרים. כולם עם ראש באדמה. הרי ברור שחלק מהם לא יהיו פה בשנה הבאה".

"אם אני זוכר נכון היית פעם מושבניק" החלטתי לשנות כיוון.

"נכון".

"ובתור חקלאי פיקח, איך היית מתאר את המצב?".

"אנחנו מייבשים את השטח והורגים אותו".

כי את הזן יש לשבח: מקיצוץ ברוטאלי לגיזום מעודד צמיחה

"התייעלות" הפכה בשנים האחרונות למילת הכיסוי המכובסת לתהליכי קיצוצים דרמטיים המבוצעים בחברות עסקיות, בארגונים וברשויות רבות, כאשר המניע למהלך הוא על-פי-רוב גרעון מצטבר או תזרים מזומנים שלילי או חלש מהרצוי.

בצוק העתים, שבים חלק מארגונים אלה ומגלים את "הניהול הרזה" (Lean Management), בו הם מקווים למצוא את נוסחת הפלא: להמשיך להחזיק את הגוף (Organ) הנקרא ארגון (Organization) ואת תפקודו המלא, תוך קיצוץ דרסטי במשאבים הנדרשים לקיומו…

אלא שגישה זו, הרואה בקיצוץ העלויות את מהותו וייעודו של התהליך, לא רק שהיא מבטאת שגיאה בהבנת המושג Lean בהקשרו הניהולי, אלא שהיא אינה מביאה את התועלת הנדרשת לאורך זמן. יתכן אמנם שהארגון יקטין את עלויותיו בטווח המיידי והקצר, ואולי אף יראה מגמת שיפור בתזרים המזומנים, אך בטווח הבינוני והארוך תופענה, כפי הנראה, תופעות הלוואי של "דיאטת הקסם": תשתיות ארגוניות לקויות, יחסים לקויים בתוך הארגון ומחוצה לו, וסטגנציה עסקית אם לא גרוע מכך.

קבוצת המחקר אשר פיתחה את תפיסת ה- Lean Management כחלק ממחקר רחב היקף אותו היא ניהלה ב- MIT בשנות ה-80 ואשר אנשיה ממשיכים להוביל את הטמעת התפיסה בעולם ובישראל, מעולם לא התכוונה להגדיר אותה כניהול "רזה" במובן Thin, כי אם כמטאפורה לארגון זריז וגמיש, הממוקד במטרה מרכזית אחת – השאת הערך (Value) ללקוח.
אישית, אני מעדיף לתרגם את מושג ה- Lean למושג "ניהול ממוקד ערך", המבטא לטעמי את מהות התפיסה לפיה אמור הארגון להתמקד בהשאת 
הערך אותו מפיק הלקוח מהמוצרים או השירותים המוצעים לו, תוך צמצום וביטול מרכיבי ה-Muda – פסולת, תקלות, זמני המתנה, מלאי עודף וכדומה.

שם המשחק, אם כן, אינו הגדלת היעילות (Efficiency) כי אם הגדלת התועלת, ולצידה הקטנת מרכיבי ה-Muda אשר אינם תורמים להשגתה, מפריעים לה או מונעים אותה. כך למשל, יתכן והארגון יכול לבצע מטלה מסוימת תוך שימוש במחצית מכוח האדם העומדת לרשותו כיום. במושגי עלות/תועלת יש בכך לכאורה הכפלה של היעילות התפעולית. אך האם מוסיף הבצוע "המשודרג" לתועלת ולערך אותו מקבלים הלקוחות? האם התקצרו זמני ההמתנה? קטנו העלויות ללקוח? לא בהכרח…

אם נשוב למטאפורה החקלאית – יודע חקלאי פיקח שהמאמץ להשבחה ולהשאת הערך הינו מתמיד ומתמשך, מעונה לעונה ומשנה לשנה, ומקיף את כל היבטי הגידול: הכנת התשתיות, איכות השתילים או הזרעים, ניהול קפדני של תהליכי הגדילה וההבשלה, ועד הקציר או הקטיף באופן הנכון ובמועד הנכון.

בחלק מהגידולים, ישולבו בתהליך מהלכים יזומים של דילול או גיזום להסרה של מרכיבים בלתי חיוניים, בצד חיזוקם והעשרתם של חלקי הירק, השיח או העץ ("המוצרים") המעותדים להגיע לידי הלקוח הסופי.

ההבחנה החשובה בין "כלים" ל-"תפיסות"

מזמרהמזמרה היא כלי עבודה המאפשר חיתוך או גיזום של גבעולים וענפים דקים. מה איפה מבחין בין חיתוך (Cutting) לגיזום (Pruning)?

"חקלאי פיקח" יודע כי אופן השימוש במזמרה הינו בעיקרו תולדה של תפיסה ומיומנות – שכן ניתן לחתוך גבעולים וענפים באופן ברוטאלי וחסר הבחנה, ומאידך ניתן לגזום אותם באופן התורם לצמיחה איתנה, פירות איכותיים ו/או פריחה מרהיבה.

מגדלי הורדים, למשל, מכירים היטב את השפעת איכות הגיזום על צמיחתו של שיח הורד ועל איכות הפרחים אותם הוא נושא. ספרים וקורסים מקצועיים רבים עוסקים בהקניית המיומנות לגיזום השיח במיקום הנכון ובזוית הנכונה.

 

גיזום נכון הוא המפתח להתפתחות שיח הורד ולאיכות הפרחים אותם הוא נושא
משמאל לימין: גיזום גבוה מדי, גיזום נמוך מדי, גיזום בזוית ובגובה הנכון

הנמשל ברור: אין די ברכישת הכלי, כי אם יש צורך בהפעלתו המיומנת תחת "תפיסת ההפעלה" הנכונה. מנהלים בארגונים הפועלים בתפיסת ה-Lean אינם מחפשים כלים ופתרונות לשם "קיצוץ בהוצאות" או "הורדת עלויות" (Cost Reduction) כי אם תהליכים שיטתיים לגיזום (Pruning)  התורמים להסרה של גורמי "בזבוז" (Muda) ולהעצמתם של גורמים המניבים "פירות" איכותיים והיוצרים ערך עבור הלקוח.

… ולהיטיב בהרכבה: טיפוח החדשנות והסינרגטיות בארגון

מחממות הורדים לכרמי הענבים ומטעי ההדרים. דפדוף מהיר בויקיפדיה מלמד אותנו מהי אותה "הרכבה" אותה עלינו להיטיב ומהן מטרותיה (ההדגשות שלי. את הערך המלא והרחבות נוספות בנושא תמצאו כאן):

"הרכבה היא פעולה בה מרכיבים ענף אשר מצויים עליו אברי ריבוי (כגון "עיניים"), על ענף ממין אחר, מאותה משפחה של עצים. הענף העליון – נקרא רוכב, הענף שעליו מרכיבים – נקרא כנה. הרוכב המורכב על הכנה מתאחה עמה, והופך להיות כאחד הענפים של הגזע.

שימוש נפוץ של הרכבה הוא כדי לתת לצמח תכונות שתלניות טובות יותר, ופירות בעלי תכונות רצויות. בצמח המורכב, יהיו תכונות הפרי כשל פירות הרוכב, והתכונות של הצמח בקרקע, כגון עמידותו למחלות ולמזיקים, כושרו לקלוט חמרי מזון ומים מן האדמה, ועמידותו לתנאי קרקע שונים – כשל תכונות הכנה. תכונה חשובה נוספת, שבהן הצמח מושפע מהכנה, היא עוצמת הצימוח וכמות הפרי על העץ. …

… ההרכבה דורשת התאמה מסוימת בין המינים המורכבים. במקרה שההתאמה אינה מושלמת, העץ לא יתאחה כראוי, והוא עשוי להישבר עם עליית משקל העץ. תכונת התאמה זו, הנקראת שארות, היא אחד הגורמים העיקריים בבחירת הכנה.

… בדרך כלל ההרכבה מתבצעת במשתלה, אך אפשר להרכיב גם על עץ בוגר במטע, בדרך כלל כשמתעורר צורך להחליף זן במטע, או לרענון עצים מבוגרים שתנובתם ירדה."

פומלה – דוגמה קלאסית להרכבה מוצלחת

דומה שגם כאן הנמשל ברור: על-מנת לשמר ואף לשפר את תנובת הארגון ואת הערך שהוא מעניק ללקוחותיו, עלינו למסד תהליכי ריענון וחדשנות המתבססים, בין היתר, על שינויים והתאמות במבנה הארגוני.

לעיתים אכן נדרשות מהפיכות רדיקליות בארגון, אך במרבית המקרים ניתן לשפר באופן משמעותי את איכות הביצועים באמצעות התאמות ושינויים המתבססים על התשתית הארגונית הקיימת.

גם כאן אין די בהעברה ברוטאלית בסגנון "גזור והדבק" של אנשים וצוותים מענף א' לענף ב' בארגון, כי אם נדרשת פעולה נכונה, רגישה ומקצועית, אשר תאפשר ליצור את הסינרגטיות המרבית בין האנשים והיחידות השונות המעורבות בתהליך ("הכנות והרוכבים") – כמפתח לחדשנות (החלפת הזן והתאמתו לשוק) ולשיפור הביצועים (הגדלת התנובה).

אפילוג:
2013 בפתח. זה הזמן להיערך לקראתה בפיקחות –
כי את הזן יש לשבח ולהיטיב בהרכבה (היטיב בהרכבה).